DSGVO Schulung für MitarbeiterInnen in der Wohnungswirtschaft

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in der Wohnungswirtschaft

Verarbeitung von personen-bezogenen Daten bei der Vermietung von Wohnungen

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist auch in der Wohnungswirtschaft von großer Bedeutung. Insbesondere bei der Vermietung von Wohnungen müssen Wohnungsunternehmen personen-bezogene Daten von Mietinteressenten und Mietern verarbeiten. Hierbei gilt es, einige datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. Und diese Vorgaben sind natürlich auch von den Mitarbeitenden in den Wohnungsunternehmen zu berücksichtigen. Damit sie dies tun können, müssen Sie geschult werden. Nachfolgend werden einige Aspekte beleuchtet, die sich in den Schulungen als Lektion wiederfinden.

Der Vermiet-Prozess: Zunächst muss den Mietinteressenten vor der Erhebung der personen-bezogenen Daten eine Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt werden. Darin ist unter anderem anzugeben, welche personen-bezogenen Daten erhoben werden und zu welchem Zweck sie verarbeitet werden.

Des Weiteren ist sicherzustellen, dass die personen-bezogenen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung notwendig ist. Nach Abschluss des Mietverhältnisses müssen die Daten gelöscht werden, es sei denn, es gibt gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Auch bei der Übermittlung von personen-bezogenen Daten an Dritte, wie beispielsweise Auskunfteien oder Handwerksunternehmen, müssen die datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Hierbei ist besonders darauf zu achten, dass eine Zweckbindung vorliegt und die Daten nicht für andere Zwecke verwendet werden.

Insgesamt gilt es, die datenschutzrechtlichen Anforderungen bei der Verarbeitung von personen-bezogenen Daten in der Immobilienwirtschaft sorgfältig zu beachten. Dadurch wird einerseits der Schutz der personen-bezogenen Daten gewährleistet, andererseits werden auch potenzielle Haftungsrisiken vermieden.

Datenschutz bei der Hausverwaltung und -betreuung

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) betrifft auch die Hausverwaltung und -betreuung in der Wohnungswirtschaft. Die Verarbeitung von personen-bezogenen Daten wie Namen, Adressen, Kontaktdaten und gegebenenfalls auch Bankverbindungen von Eigentümern und Mietern gehört dabei zum Alltag. Die Einhaltung des Datenschutzes ist in diesem Zusammenhang unerlässlich.

Es ist wichtig, dass die Hausverwaltung und -betreuung die personen-bezogenen Daten der Eigentümer und Mieter nur für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung erhebt, speichert, verarbeitet und nutzt. Dabei müssen die Grundsätze der Datenminimierung, Zweckbindung und Datensicherheit berücksichtigt werden. Die Daten sollten nicht unnötig lange aufbewahrt werden und nur befugte Personen sollten Zugriff darauf haben.

Zusätzlich sollten die Hausverwaltung und -betreuung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um den Datenschutz zu gewährleisten. Hierzu gehört unter anderem die sichere Speicherung und Übermittlung der personen-bezogenen Daten, aber auch die Sensibilisierung der Mitarbeiter für datenschutzrelevante Themen.

Insgesamt ist die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen in der Hausverwaltung und -betreuung von großer Bedeutung, um den Schutz der personen-bezogenen Daten zu gewährleisten und Haftungsrisiken zu vermeiden.

Einhaltung der Informationspflichten gegenüber Mietern und Eigentümern

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt fest, dass Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen Informationspflichten gegenüber Mietern und Eigentümern haben. Es muss transparent gemacht werden, welche personen-bezogenen Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Zudem muss der Zweck der Verarbeitung benannt werden.

Die Informationspflichten können beispielsweise durch eine Datenschutzerklärung auf der Website des Immobilienunternehmens oder in Mietverträgen erfüllt werden. In der Datenschutzerklärung sollten die Rechte der betroffenen Personen, wie das Recht auf Auskunft oder das Recht auf Löschung, erklärt werden.

Es ist wichtig, dass die Informationspflichten eingehalten werden, da dies einen wesentlichen Beitrag zum Datenschutz leistet. Wenn die Betroffenen wissen, welche personen-bezogenen Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden, können sie gegebenenfalls Einwilligungen oder Widersprüche erteilen.

Darüber hinaus kann die Erfüllung der Informationspflichten auch dazu beitragen, das Vertrauen der Mieter und Eigentümer in das Wohnungsunternehmen oder die Hausverwaltung zu stärken. Es signalisiert, dass Datenschutz ernst genommen wird und dass die Verarbeitung der personen-bezogenen Daten in einem transparenten und rechtmäßigen Rahmen stattfindet.

Insgesamt ist die Einhaltung der Informationspflichten gegenüber Mietern und Eigentümern ein wichtiger Aspekt des Datenschutzes in der Wohnungswirtschaft.

Verpflichtung zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, darunter auch Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen, unter bestimmten Umständen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. Ein Datenschutzbeauftragter ist eine Person, die im Unternehmen für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich ist.

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist notwendig, wenn das Unternehmen personen-bezogene Daten systematisch und umfangreich verarbeitet oder ein öffentliches Unternehmen ist. Auch wenn das Unternehmen hauptsächlich sensible Daten, wie Gesundheitsdaten, verarbeitet, ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich.

Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten umfassen unter anderem die Überwachung der Einhaltung der DSGVO, die Beratung von Mitarbeitern und die Zusammenarbeit mit der Datenschutzbehörde. Ein Datenschutzbeauftragter kann intern im Unternehmen oder extern als externer Dienstleister tätig sein.

Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten ist eine wichtige Maßnahme, um sicherzustellen, dass das Wohnungsunternehmen oder die Hausverwaltung den Datenschutzbestimmungen nachkommt. Es kann auch dazu beitragen, das Vertrauen der Mieter und Eigentümer in das Unternehmen zu stärken, da es signalisiert, dass Datenschutz ernst genommen wird.

Datensicherheit bei der Speicherung und Übermittlung von Daten

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) legt für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen hohe Anforderungen an die Datensicherheit bei der Speicherung und Übermittlung von personen-bezogenen Daten. Die Verarbeitung von personen-bezogenen Daten muss in einer Weise erfolgen, die deren Sicherheit gewährleistet.

Das bedeutet, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl geschützt werden müssen. Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten daher geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Dazu gehört beispielsweise die Verwendung von sicheren Passwörtern, die Verschlüsselung von Datenübertragungen und die regelmäßige Durchführung von Backups.

Zudem müssen die Daten nur so lange wie nötig gespeichert werden und anschließend ordnungsgemäß gelöscht werden. Eine sichere Datenübermittlung kann beispielsweise durch die Verwendung von verschlüsselten E-Mails oder einem sicheren Datenaustausch-Portal gewährleistet werden.

Die Einhaltung der DSGVO-Anforderungen an die Datensicherheit bei der Speicherung und Übermittlung von Daten ist von großer Bedeutung für den Schutz der personen-bezogenen Daten von Mietern und Eigentümern. Darüber hinaus kann es auch dazu beitragen, das Vertrauen der Mieter und Eigentümer in das Wohnungsunternehmen oder die Hausverwaltung zu stärken.

Umgang mit Videoüberwachung im Wohnbereich

Die Nutzung von Videoüberwachung im Wohnbereich unterliegt den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen dürfen daher nur unter bestimmten Voraussetzungen Videoüberwachung in Wohnbereichen einsetzen.

Zum Schutz des Eigentums und zur Verhinderung von Straftaten dürfen Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen Videoüberwachung einsetzen, sofern es dafür eine Rechtsgrundlage gibt. Hierfür muss in der Regel eine Interessenabwägung durchgeführt werden, bei der das berechtigte Interesse des Wohnungsunternehmens oder der Hausverwaltung abgewogen wird gegenüber dem Interesse der betroffenen Personen, deren Rechte auf informationelle Selbstbestimmung nicht beeinträchtigt werden dürfen.

Darüber hinaus müssen betroffene Personen über die Videoüberwachung informiert werden, etwa durch Hinweisschilder. Die Aufzeichnungen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für den Zweck der Überwachung notwendig ist.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten sich vor der Nutzung von Videoüberwachung im Wohnbereich daher eingehend über die rechtlichen Voraussetzungen und Erfordernisse informieren und im Zweifelsfall eine fachkundige Beratung in Anspruch nehmen.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Mieteranfragen und -beschwerden

Die Verarbeitung von personen-bezogenen Daten im Rahmen von Mieteranfragen und -beschwerden stellt für Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen eine besondere Herausforderung dar. Hier ist sensibler Umgang mit personen-bezogenen Daten gefordert. Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen personen-bezogene Daten vertraulich behandelt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten bei der Verarbeitung von personen-bezogenen Daten im Rahmen von Mieteranfragen und -beschwerden daher besondere Sorgfalt walten lassen. Hierzu gehört insbesondere, dass nur die notwendigen Daten verarbeitet werden und eine Zweckbindung eingehalten wird. Es dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die für die Beantwortung der Anfrage oder die Bearbeitung der Beschwerde notwendig sind.

Darüber hinaus müssen Mieter über die Verarbeitung ihrer personen-bezogenen Daten informiert werden. Eine Möglichkeit ist es, bei der Anfrage oder Beschwerde eine Datenschutzerklärung bereitzustellen.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten sich im Umgang mit personen-bezogenen Daten bei Mieteranfragen und -beschwerden an die Anforderungen der DSGVO halten und hierbei auf die Vertraulichkeit der Daten achten. Dies stärkt das Vertrauen der Mieter in das Unternehmen und fördert somit auch eine gute Zusammenarbeit.

Einhaltung der Löschungsfristen personenbezogener Daten

Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen verpflichtet, personen-bezogene Daten nach Ablauf der jeweiligen Löschungsfrist zu löschen. Diese Löschungsfristen richten sich in der Regel nach der Art der Daten und dem jeweiligen Verarbeitungszweck.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten sich daher mit den gesetzlichen Löschungsfristen vertraut machen und sicherstellen, dass sie diese einhalten. Hierbei können eine systematische und strukturierte Datenverwaltung sowie eine regelmäßige Überprüfung der gespeicherten Daten behilflich sein.

Eine ordnungsgemäße Löschung von personen-bezogenen Daten trägt zum Schutz der Privatsphäre von Mieterinnen und Mietern bei und stellt sicher, dass personen-bezogene Daten nicht unnötig lange gespeichert werden. Im Falle von Verstößen gegen die Löschungsfristen drohen empfindliche Bußgelder.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten daher sicherstellen, dass sie sich im Rahmen ihrer Datenverarbeitung an die geltenden Löschungsfristen halten und hierbei eine systematische und strukturierte Vorgehensweise verfolgen.

Übermittlung von personen-bezogenen Daten an Dritte

Die Übermittlung von personen-bezogenen Daten an Dritte durch Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen stellt ein sensibles Thema im Hinblick auf den Datenschutz dar. Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dürfen personen-bezogene Daten nur in bestimmten Fällen an Dritte weitergegeben werden.

In der Regel bedarf die Weitergabe personen-bezogener Daten an Dritte einer Rechtsgrundlage, wie beispielsweise eine gesetzliche Verpflichtung oder eine Einwilligung der betroffenen Person. Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten daher sicherstellen, dass sie die geltenden Datenschutzvorschriften einhalten und personen-bezogene Daten nur in dem Umfang an Dritte weitergeben, der für den jeweiligen Zweck notwendig ist.

Darüber hinaus sollten Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen eine sorgfältige Auswahl von Dritten treffen, an die personen-bezogene Daten weitergegeben werden sollen. Hierbei sollten insbesondere Aspekte wie die Datensicherheit und die Einhaltung der Datenschutzvorschriften berücksichtigt werden.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten im Rahmen ihrer Datenverarbeitung sicherstellen, dass sie personen-bezogene Daten nur in dem notwendigen Umfang an Dritte weitergeben und hierbei die geltenden Datenschutzvorschriften einhalten. Eine sorgfältige Auswahl von Dritten kann hierbei helfen, das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Auskunftspflichten gegenüber Betroffenen bei der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sind gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) dazu verpflichtet, Betroffenen Auskunft über die Verarbeitung ihrer personen-bezogenen Daten zu erteilen. Dies bedeutet, dass betroffene Personen das Recht haben, von dem Wohnungsunternehmen oder der Hausverwaltung Auskunft darüber zu verlangen, welche personen-bezogenen Daten über sie verarbeitet werden.

In der Regel müssen Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens eine schriftliche Auskunft erteilen. Diese Auskunft muss die betroffenen Personen darüber informieren, welche personen-bezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck dies erfolgt und an welche Empfänger diese Daten gegebenenfalls weitergegeben werden.

Um dieser Auskunftspflicht nachzukommen, sollten Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen, in dem alle relevanten Daten zur Verarbeitung personen-bezogener Daten aufgeführt sind. Auch sollten die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen ergriffen werden, um den Schutz der personen-bezogenen Daten sicherzustellen und Auskunftsersuchen schnell und effektiv beantworten zu können.

Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen sollten sich der Auskunftspflicht bewusst sein und sicherstellen, dass sie in der Lage sind, Auskunftsersuchen von betroffenen Personen schnell und effektiv zu beantworten. Durch die Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten und die Umsetzung notwendiger Maßnahmen kann die Erfüllung dieser Pflicht erleichtert werden.

Schulung von Mitarbeitenden mittels eLearning

Bei Schulungsthemen, die die ganze oder überwiegende Teile der Belegschaft betreffen und bei denen der Nachweis der Schulungsdurchführung wichtig ist, haben sich e-Learning Formate durchgesetzt. Die Vorteile insbesondere von video-basierten e-Learnings gegenüber Präsenzschulungen liegen auf der Hand:

  • Jederzeit und beliebig oft abrufbar
  • Von jedem Ort (mobil, Büro und Home-Office)
  • Micro-Learning (kurze Lerneinheiten)
  • Flexibel in den Berufsalltag integrierbar (Workplace Learning)
  • Keine Reisekosten
  • Keine Reisezeit
  • Kostengünstig
  • Minimale organisatorische Aufwände (keine Raumbuchung, keine Einladung etc)
  • Dokumentation der Durchführung
  • Nachweis des erreichten Lernerfolgs

Themen in der Schulungsreihe

Einführung

  • Informationelle Selbstbestimmung
  • Rechtlicher Rahmen

Daten

  • Geschützte Daten
  • Verarbeiten von Daten (1)
  • Verarbeiten von Daten (2)

Datenschutz im Unternehmen

  • Datenschutz im Unternehmen und staatliche Kontrolle
  • Rechte betroffene Person
  • Anfragen von Kunden
  • Datenschutzbeauftragter
  • Videoüberwachung
  • Mitarbeiterdaten

Datenschutz in der Wohnungswirtschaft

  • Weitergabe von Mieterdaten an Handwerker
  • Fragerecht des Vermieters
  • Fragerecht bei konkreter Mietabsicht
  • Datenschutzregeln für WEG
  • Homepage Verschlüsselung
  • Whatsapp
  • Mitarbeiter-Daten auf Firmen-Homepage

Lernplattform

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